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Zivilschutz & Sicherheit 2010

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s e r v i c e s e r v i

s e r v i c e s e r v i c e Service aus der Steckdose Was in aller Munde ist, gilt bei DATEF schon längst: Einer der Partnerschaft groß schreibt, Innovation an seine Kunden weitergibt und auf neue, erfolgversprechende Strategien in der IT setzt. Trends werden nicht von heute auf morgen kreiert. Sie brodeln lange unter der Oberfläche, sind Insiderthemen, bis sie auf einmal an die Öffentlichkeit gelangen und alle bestehenden Konzepte umkrempeln. Dabei sind die Endverbraucher dann jene, die in der Informationsflut und Hype Euphorie der Technik- Trends versinken. Cloud Computing war das bestimmende Thema der CEBIT 2010. Herkömmliche Systeme, welche lokal arbeiten, können mit der Flexibilität des Cloud Computing nicht mehr mithalten. Der Zugriff auf Anwendungen und IT Infrastrukturen kann praktisch von Überall erfolgen, egal ob vom Smartphone, Laptop oder PC. Die Abrechnung erfolgt nach Bedarf. Lokaler Partner Was viele bisher nicht wussten ist, dass DATEF diese Technologie in Südtirol bereits seit Jahren erfolgreich anbietet und umsetzt. Kunden greifen online über eine gesicherte Verbindung auf Anwendungen zu, welche durch DATEF verwaltet und administriert werden. DATEF verbindet die Vorteile des Cloud Computing mit den Vorteilen eines lokalen Partners. Alle Anwendungen laufen in einem hochsicheren Datencenter in Bozen, können aber von den Kunden standortunabhängig genutzt werden. Maximale Flexibilität, gepaart mit maximaler Sicherheit. Und genau diese Kombination unterscheidet DATEF von den großen Anbietern wie Microsoft, IBM oder Amazon. DA- TEF kann flexibler auf die Anfrage des Kunden reagieren, und der Kunde weiß immer, wo seine Daten gespeichert sind und wer, wie darauf Zugriff hat. Die DATEF Cloud DATEF geht nun einen Schritt weiter und stellt einzelne Teile ihres Portfolios kostenlos zur Verfügung: denn Transparenz heißt Vertrauen. Die DATEF AG bietet auf Ihrer Website seit einiger Zeit die kostenlose Nutzung der DATEF Cloud an. Über eine Anmeldung auf der Website von DATEF kann der User online Anwendungen, die „DATEF Apps“, für einen bestimmten Zeitraum nutzen. Die Auswahl der zur Verfügung gestellten Programme ist vielfältig und umfasst von Microsoft Office 2010 über Outlook Mail, auch Programme zur Verwaltung von Kundendaten und Dokumentenablage. Wer sich also immer noch verloren fühlt in der Vielfalt der Möglichkeiten, kann hier schon einmal Antworten finden, wie nahtlos die Integration der Cloud Applications in den beruflichen Alltag erfolgen kann. Fernab von dem, was Hersteller und Trends versprechen, besteht die Möglichkeit sich ein individuelles Bild zu machen und deren Umsetzung schon jetzt zu erleben. info Datef AG Negrellistraße 13/b - 39100 Bozen Tel. 0471 066 500 - Fax 0471 066 501 sales@datef.it - www.datef.it Erfolg ohne Papier Das „papierlose Büro“: Was futuristisch klingt, ist im Vorzeigeunternehmen Dr. Schär (Produktion glutenfreier Lebensmittel) Wirklichkeit geworden – zumindest in Bezug auf die Ein- und Ausgangsrechnungen. Unterstützt vom IT-Unternehmen Alpin in Bozen und dessen Software „d.3“, archiviert Dr. Schär seit einem Jahr alle Eingangsrechnungen sowie sämtliche Ausgangsrechnungen rechtssicher, aber nur in digitaler Form – ohne Papier. Die positive Erfahrung mit der digitalen Archivierung hat Dr. Schär nun veranlasst, einen weiteren Schritt in Richtung des papierlosen Büros zu tun. Immer basierend auf Know-how und Beratung der Firma Alpin und deren Software „d.3“ ist vor kurzem auch der gesamte Prozess zur „Prüfung und Genehmigung von Eingangsrechnungen“ digitalisiert worden. Was heißt das konkret? Statt Rechnungen in Papierform zur Prüfung von einem Mitarbeiter zum nächsten zu reichen, werden sämtliche Eingangsrechnungen unmittelbar nach Eingang eingescannt und im Programm „d.3“ digital archiviert – sowohl am Hauptsitz in Burgstall als auch in den deutschen Werken in Hessen und Thüringen. Die Buchhaltungsabteilung verteilt die Rechnungen anschließend per Knopfdruck an die jeweils zuständigen Prüfer weiter, die die digitalen Dokumente Sekunden später auf ihrem PC haben. Der Prüfer sichtet die Rechnung, ergänzt sie bei Bedarf, gibt die Rechnung frei oder schickt sie – in digitaler Form – an den nächsten Prüfer. Sobald sämtliche Prüfungsschritte durchlaufen sind, wird das digitale Dokument an die Buchhaltungsabteilung zurückgeschickt, die die Rechnung verbucht und bezahlt. Lückenlos und effizient „Dieser digitale Eingangsrechnungs- Workflow bietet viele Vorteile für den Geschäftsalltag“, freut sich Christian Franzelin, IT-Manager bei Dr. Schär. So können Eingangsrechnungen im Zuge des Prüfungsprozesses nicht mehr verloren gehen; aufgrund der Digitalisierung ist es sogar möglich, auch während des Prüfungsprozesses in die digitalen Dokumente einzusehen. Außerdem bleiben Rechnungen nicht mehr auf einem Schreibtisch liegen, denn das System erinnert den Prüfer nach Ablauf einer definierten Frist automatisch an seine Genehmigungspflicht. „Mithilfe des neuen Arbeitsprozesses, der auf der Software „d.3“ der Firma Alpin beruht, konnten wir die Durchlaufzeiten der Rechnungsgenehmigung Christian Franzelin ist IT-Manager bei Dr. Schär. bei Dr. Schär signifikant senken“, so Franzelin. „Das macht es uns möglich, Fristen für Skonti besser einzuhalten und der gesamte Prozess im Zusammenhang mit der Verwaltung von Eingangsrechnungen wird lückenlos und effizient überwacht.“ Info Alpin GmbH Lanciastraße 8/B - 39100 Bozen Tel. 0471 056 000 info@alpin.it - www.alpin.it 36 06/2010 06/2010 37

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