Südtirols Top 100 2021

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60 Nr. 4/2021 AKTUELL Das papierlose Büro Die Digitalisierung von Dokumenten ist häufig der erste Schritt zur digitalen Transformation eines Unternehmens. Umso wichtiger ist es, einige relevante Fragen im Vorfeld zu klären: Wie gelingt die Umwandlung von analogen Schriften in digitale Unterlagen? Welche Chancen bietet dieser Prozess, und welche Risiken gilt es zu beachten? Im Wesentlichen bedeutet die Digitalisierung von Dokumenten die Umwandlung aller in einem Unternehmen befindlichen Schriftstücke in die elektronische Form. Die Dateien werden in einer Cloud oder auf internen Unternehmensservern gespeichert und mithilfe eines Datenmanagementsystems (DMS) nach bestimmten Kriterien sortiert und organisiert. Dieser Prozess ermöglicht den ortsund zeitunabhängigen Zugriff auf die Archivressourcen des Unternehmens, verhindert den unbefugten Zugriff auf sensible Daten oder den versehentlichen Verlust wichtiger Unterlagen. Ob Rechnungen, Verträge oder Auftragsbestätigungen – dank der Automatisierung vieler Geschäftsprozesse bedeutet die Digitalisierung von Dokumenten in erster Linie eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis. Wie gelingt die Dokumentendigitalisierung? Die Umsetzung der Dokumentendigitalisierung erfolgt meistens in mehreren Schritten: Nach dem Einscannen und der anschließenden Analyse der Unterlagen folgen die adäquate Speicherung in der Cloud und die ordnungsgemäße Ablage im internen System. Dieser Prozess wird in der Praxis mittels eines Dokumenten-

AKTUELL Nr. 4/2021 61 Dokumente werden durch Einscannen digitalisiert. managementsystems durchgeführt. Die spezielle Software bietet clevere Lösungen und Mechanismen bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen und der Optimierung des Workflows. Ein gutes DMS ermöglicht die Archivierung und Verarbeitung von allen möglichen Dateitypen und -formaten und schafft Schnittstellen mit häufig verwendeten Programmen und branchenspezifischer Software, um einen unkomplizierten Datenaustausch zu garantieren. Eine effektive Suchfunktion mit Volltext-, Metaund Schlagwortsuche sollte ebenfalls vorhanden sein, damit das schnelle Auffinden von Dokumenten gewährleistet ist. Ein DMS erlaubt außerdem den ortsunabhängigen Zugriff auf das digitale Dokumentenarchiv und garantiert Revisionssicherheit bei rechtlich und steuerlich relevanten Daten. Die Automatisierung von Arbeitsvorgängen beschleunigt den Workflow und fördert die Mitarbeiterkooperation, da mithilfe verschiedener Tools wie Kommentare oder Notizen der Gedankenaustausch angeregt wird. Einer der wichtigsten Aspekte eines DMS-Systems ist jedoch die Sicherheit gespeicherter Daten. Die eingebaute Zugriffskontrolle regelt einerseits die interne Freigabe von Dokumenten und verhindert andererseits die Zerstörung, Manipulation oder den Diebstahl von Daten. Welche Chancen bietet die Digitalisierung von Dokumenten? Die Datendigitalisierung bietet zahlreiche Vorteile für jedes Unternehmen. Die Optimierung der Arbeitsprozesse führt in erster Linie zu einer erheblichen Zeitersparnis. Neue Unterlagen werden nach dem